Hablaremos hoy de una competencia de la inteligencia interpersonal que ya hemos tratado en anteriores ocasiones, como es la comunicación, pero hoy nos centraremos en la comunicación escrita.
Podemos decir que la comunicación escrita se trata de la capacidad de transmitir por escrito ideas, conocimientos y argumentos de forma clara, rigurosa y convincente, utilizando de forma correcta los recursos gráficos y los medios necesarios y adaptándose adecuadamente a la situación y a la audiencia.
Así como la comunicación oral, la comunicación escrita es una competencia imprescindible para los profesionales actualmente, ya que posibilita la transmisión de conocimientos, emociones y experiencias de forma adecuada para poder conectar y construir relaciones con otras personas .
Esta competencia está relacionada con otras competencias vistas anteriormente como la orientación a resultados, (identificar cuál es el objetivo de mi mensaje), la capacidad de adaptación, la escucha activa y la empatía.
¿CÓMO PUEDO IR DESARROLLANDO MI COMUNICACIÓN ESCRITA?
Te propongo que cojas boli y papel y reflexiones sobre las siguientes cuestiones sobr ela comunicación escrita:
A tener en cuenta en la comunicación escrita
• Es importante que el mensaje escrito tenga claramente identificados los siguientes aspectos:
o ¿Para qué escribo? Es necesario identificar el objetivo claro y conciso de mi comunicación.
Éste es el punto de partida. Necesito establecer cuál es la finalidad de lo que quiero conseguir.
Por ejemplo, informar, sensibilizar sobre un tema, invitar a realizar una acción, conseguir un cambio de opinión, etc.
Qué quieres transmitir
¿Qué es lo más importante que quiero transmitir? ¿Cuál es la idea quiero que recuerden?
Ese propósito debe quedar claro desde las primeras líneas del texto, para captar la atención y que el receptor tenga interés en seguir leyendo.
A quién me dirijo
o ¿A quién me dirijo? Tengo que definir quién va a ser mi receptor del mensaje, cuánta información o conocimiento previo tienen sobre mí y sobre el tema que voy a tratar, qué disposición previa tienen sobre el tema, el idioma, el nivel cultural, el grado de formalidad en la relación.
Por ejemplo, si no me conocen necesitaré presentarme de forma adecuada para crear una base de credibilidad sobre mi y sobre el mensaje que les quiero transmitir. También en mi presentación debo dejar claro cuál es mi rol, si escribo a título personal, o represento a un tercero, (cliente, empresa…), o sólo soy un transmisor de información.
Eso influirá en el tono, el lenguaje y la responsabilidad sobre lo que escribo.
Por ejemplo, si estoy representado a mi empresa en ese mensaje, necesitaré emplear un lenguaje y tono acorde con los valores y la cultura que la empresa quiere fomentar, así como la imagen que quiere proyectar.
Qué formato elijo
o ¿Qué formato elijo? El formato se elige en función del objetivo, la audiencia y la respuesta a las cuestiones anteriores, para cuidar la formalidad, el tono y la credibilidad que quiero garantizar con mi mensaje.
El vocabulario, tono, expresiones, deben estar adaptados a la audiencia a la que me dirijo.
Si me dirijo a una audiencia muy experimentada y técnica mi lenguaje podrá ser más técnico, pero si mi audiencia es heterogénea deberé adaptarme al nivel de los receptores que menos conocen sobre el tema que voy a tratar, para utilizar un lenguaje incluyente con todos.
Si necesito presentar detalles o resúmenes puedo adjuntarlos en el mensaje, pero no hace falta que sea en el cuerpo del email, si eso hace que el mensaje sea muy denso.
Es interesante usar la técnica periodística, usando titulares, subtítulos y espacios para hacer más comprensible el texto al lector.
Reglas en comunicación escrita
o ¿Qué reglas de oro debo tener en cuenta?
- Simplifica: Lee varias veces el texto y hazlo lo más sencillo posible, porque si los términos son muy técnicos, no los va a entender cualquiera, incluso si la audiencia es técnica, lo mejor es que se entienda fácilmente.
- Usa un “gancho” para captar la atención: puede ser una pregunta retórica, una foto, un gráfico o algún otro medio visual.
- Evita repeticiones de expresiones y/o palabras. Busca sinónimos.
- Organiza las diferentes ideas en párrafos separados. No utilices en exceso las frases subordinadas.
- ¡Importante! Usa la ortografía, la gramática y los signos de puntuación correctamente. Cuida el tono del mensaje. En las comunicaciones escritas es muy importante cómo decimos las cosas para no causar reacciones negativas en el receptor.
Te animo a que potencies lo máximo posible tus hábitos de lectura. Eso te ayudará a seguir cuidando tu lenguaje, ampliar tu vocabulario y poder recordar las reglas de ortografía y gramática del idioma.
Recuerda las 5 claves de la comunicación escrita:
1. ENTENDIBLE
Es importante que sea claro sobre el objetivo de tu mensaje. Da suficientes detalles para evitar confusiones y ambigüedades.
Utiliza un lenguaje sencillo y utilizar un formato reconocible y común para tu audiencia.
Por ejemplo, si vas a convocar una reunión, usa el formato de 24 horas. No es lo mismo una reunión a las 12:00 que a las 24:00
2. ESCUETA
El mensaje debe ser conciso y concreto, escrito con precisión, evita lo innecesario.
- Evita vocabulario demasiado técnico o jerga que solo se conoce en tu empresa o departamento.
- Usa frases sencillas y cortas.
- Utiliza párrafos cortos, con una idea por párrafo.
3. ESPECÍFICA
Debes centrarte en el tema que quieres comunicar. Evita dar rodeos hablando de otras cosas que desvíen la atención.
4. ESTRUCTURADA
Debes cuidar sobre todo las faltas de ortografía y gramaticales.
El mensaje tiene que estar estructurado con un orden lógico de ideas, datos o información.
5. EDUCADA
Toda comunicación escrita debe ser educada, respetuosa y amable.
Saludar, escribir «por favor» cuando solicitas algo, dar las «gracias» y despedirte son reglas básicas de educación, tanto en la comunicación oral como, por supuesto, en la comunicación escrita.
“Acuérdate de seguir desarrollando tu talento para alcanzar tu mejor versión.»
