¿Cómo gestionar mejor mi tiempo?

¿Cómo gestionar mejor mi tiempo? En el post de hoy me gustaría proponeros la reflexión sobre una competencia importante en el desarrollo de nuestra inteligencia intrapersonal. Se trata de la capacidad de gestionar de forma eficiente el tiempo del que disponemos.

Gestionar mejor mi tiempo

La gestión del tiempo es la habilidad para distribuir el tiempo disponible en relación a las tareas de forma eficiente y coherente con mis prioridades para alcanzar mis objetivos profesionales.

Además, no podemos olvidar que esta distribución del tiempo debe estar además alineada con la gestión de mi tiempo para mis otras actividades personales, (tiempo para mi familia, mis amigos, para mí mismo/a, etc).

Esta competencia implica ser capaz de organizar y distribuir correctamente nuestro tiempo y distribuirlo en función de las actividades necesarias para alcanzar nuestros objetivos (profesionales y personales) a corto, medio y largo plazo.

Gestión de mi tiempo: competencias relacionadas

Esta competencia recoge, de forma implícita, la adecuada gestión de otras competencias relacionadas tanto con nosotros mismos (inteligencia intrapersonal) como con los demás (inteligencia interpersonal):

En relación con nosotros mismos:
1- Capacidad de pensamiento analítico, (la reflexión que nos permite establecer prioridades y objetivos),
2- La visión práctica, (para concretar de forma operativa un uso más optimizado del recurso tiempo),
3- La planificación, (el proceso de toma de decisión para elegir qué opción es más favorable).

En relación con los demás:
1- Adaptación al entorno, (para considerar las diferentes circunstancias que pueden influir en la gestión de nuestras tareas),
2- Trabajo en equipo, (tener en cuenta cómo la colaboración nos ayuda a ser más eficientes en el empleo de recursos),
3- Negociación: (cómo encontrar soluciones consensuadas en la distribución de tareas en actividades entre varias personas).

No digas que no tienes tiempo para hacer algo que quieres. Todos tenemos el mismo tiempo, 24 horas cada día. Es cuestión de decidir a qué prioridades vas a dedicar tus horas de hoy

¿CÓMO IR ENTRENANDO MI GESTIÓN EFICIENTE DEL TIEMPO?

Me gustaría proponerte algunas acciones para poder ir desarrollando la habilidad de la gestión eficiente del tiempo.

Durante una semana ordinaria de trabajo toma conciencia de qué tipo de actividades realizas diariamente y cuánto tiempo dedicas a cada tipo de actividad.
Clasifica las tareas que has identificado cada día de esa semana en cada uno de los siguientes 4 bloques:

Importante y urgente: Son las tareas relacionadas con tu misión y funciones principales en la organización, constituyen tu trabajo fundamental y por lo que se mide tu desempeño. También tareas que te piden sobre las que no tienes poder de decisión para posponer o delegar.
Tareas críticas: Crisis, problemas acuciantes, prioridad máxima, proyectos con fecha de vencimiento, reuniones y preparaciones.
Importante y no urgente: Constituyen las funciones importantes en tu misión, pero no son urgentes para hoy, aunque debes planificar su realización para que no pasen al cuadrante de “Importante y Urgente” y no tengas suficiente tiempo de realizarlas. Normalmente sueles tener más plazo de tiempo para realizarlas, ya que suelen implicar reflexión, planificación, creación, investigación, etc.
Tareas proactivas: Preparación, planificación, reflexionar, anticipar contingencias, detectar oportunidades, entrenar para delegar, creación de relaciones, prevención, formación.
No importante y urgente: Son las tareas imprevistas que no puedes aplazar. Cuestionamiento: ¿Realmente lo tengo que hacer yo? ¿Lo tengo que hacer hoy? ¿Puedo delegarlo y/o aplazarlo? ¿Qué prioridad elijo darle?
Tareas reactivas: interrupciones, algunas llamadas de teléfono, algunos informes, encargos, apartan de propias prioridades, reuniones, informes, correspondencia.
No importante y no urgente: Son los llamados “ladrones de tiempo”, es importante tomar conciencia e identificarlos, para decidir si haces esa tarea, o eliges posponerla o no hacerla.
Tareas banales: trivialidades, ajetreo, correspondencia publicitaria, algunas llamadas telefónicas, acciones que representan pérdida de tiempo, navegar por internet sin ningún objetivo, etc.

Siguientes pasos para la mejor gestión de mi tiempo:

Una vez que tengas por escrito las tareas de cada cuadrante, define el porcentaje de tiempo aproximado de tiempo que has dedicado a cada cuadrante en esa semana que estás analizando.
Después define cuál es el porcentaje de tiempo que idealmente quieres dedicar a cada cuadrante.
Identificar cuál es el cuadrante en el que hay mayor diferencia entre la situación real y la situación ideal.
Define cuáles son las 3 principales actividades o proyectos donde quieres invertir más tiempo y de qué otro cuadrante decides reducir el tiempo invertido. Para comenzar elige como máximo 3 actividades principales.
Reflexiona también cómo vas a reducir el tiempo invertido en esas actividades que no consideras prioritarias, (delegando, posponiendo la ejecución, redefiniendo la tarea o los plazos, cancelando, etc.).
Anotar las 3 acciones concretas que se vas a llevar a cabo para reorganizar la distribución del tiempo de cara a la próxima semana.
Al finalizar la próxima semana realiza la revisión del porcentaje de tiempo dedicado a cada cuadrante. Repite la acción de nuevo eligiendo en qué cuadrante quieres aumentar el tiempo invertido y en qué otro reducirlo. Escribe las acciones concretas que vas a llevar a cabo para conseguir ese objetivo semana.