¿Qué es la organización y planificación de un proyecto?
En el post de hoy hablaremos de la competencia de organización y planificación de un proyecto. Consiste en la capacidad de establecer metas y prioridades a la hora de realizar una tarea o definir un proyecto identificando las diferentes acciones, sus plazos de ejecución y los recursos necesarios.
Implica la facultad de saber programar las tareas de forma adecuada para conseguir los objetivos propuestos de una forma realista.
Puede ocurrirnos en ocasiones que nos comprometamos con proyectos en los que a veces no hemos estimado de forma adecuada el tiempo o los recursos necesarios para su ejecución o bien han surgido imprevistos que nos obligan a retrasar los plazos comprometidos.
Vamos a repasar las diferentes fases a tener en cuenta apara una óptima planificación de un proyecto, de forma que nos anticipemos en la mayor medida posible a estos obstáculos y podamos reaccionar a tiempo para el adecuado desarrollo del proyecto.
Fases en la organización y planificación de un proyecto
¿CÓMO IR ENTRENANDO MI CAPACIDAD DE PLANIFICAR Y ORGANIZAR?
5 Pasos de reflexión para la organización y planificación de un proyecto
Vamos a establecer 5 pasos de reflexión por escrito:
• Definición de Objetivos y de Metas.
¿Qué es lo que quieres conseguir?
Paso 1: el objetivo
El primer paso es definir el Objetivo, que cumplirá el acrónimo “MARTE”:
- M: Medible
- A: Ambicioso
- R: Realista
- T: Temporal
- E: Específico
Una vez establecido el Objetivo haz una lista de todas las Metas o Etapas Principales en las que se desglosa ese objetivo, con una breve descripción del resultado necesario en cada etapa para poder cumplirse de forma adecuada.
Asegúrate de que están ordenadas de forma cronológica.
Paso 2: Identificación de los recursos
Cada una de las metas identificadas en el paso anterior debe tener asociados los recursos para lograr su cumplimiento.
Haz una lista de lo que necesitas para realizar cada meta, (a nivel material, de personas, financiero, etc).
En caso de que gestiones un equipo de personas en esta fase debes asociar cada meta con las tareas y con las personas que van a ser responsables de la consecución de cada una.
Paso 3: Priorizar tareas y crear un calendario
Ahora hay que priorizar cada meta y cada tarea para cada objetivo según su importancia. Las tareas que se consideran más importantes deberán ser abordadas y completadas primero.
Vas a decidir las fechas tope para la realización de cada tarea. Eso significará que cada tarea debe realizarse siempre antes de esa fecha, no es necesario esperar al final, pero sí que no se sobrepase esa fecha.
Es conveniente por tanto, que ese plazo que se fija sea realista y, a ser posible, considerar dejar un margen de tiempo por si surgen imprevistos.
Paso 4: Decidir métodos de evaluación
Elegir un indicador periódico de evaluación y seguimiento para poder llevar un control del progreso de cada una de las metas a lo largo del período de tiempo establecido.
Esto nos permite la supervisión continua de los resultados ejecutados, para poder aplicar acciones correctivas en caso necesario.
Paso 5: Pensar posibles alternativas de acción
En muchas ocasiones puede ser necesario cambiar de rumbo ante acontecimientos imprevistos.
Un plan de gestión debe incluir un posible plan de contingencia.
¿Qué te gustaría compartir o comentar sobre la organización y planificación de un proyecto?
¿Qué te ha resultado positivo en tu experiencia a este respecto?
