3. TERCER HÁBITO: Prioriza lo importante
Este hábito del que habla Stephen Covey en su libro, (“Los siete hábitos de la gente altamente efectiva”), tiene que ver con la creación física. Es la realización, visualización, la actualización de los dos anteriores (ser proactivo y tener un fin en mente). Es el ejercicio de la voluntad independiente que pasa a ser centrado en principios. La administración efectiva consiste en empezar por lo primero. Mientras que el liderazgo decide qué es “lo primero”, la administración le va asignado el primer lugar día tras día, momento a momento.
La administración es disciplina, puesta en práctica. Esto requiere un propósito, una misión, un claro sentido de dirección y valor establecido por el segundo hábito, que hace posible guiarse por la motivación interior que hace decir “no” a otros cosas. Requiere la voluntad independiente, el poder de hacer algo cuando uno no quiere hacerlo y depender de los valores y no del impulso o deseo del momento. Es el poder de actuar con integridad respecto de la primera creación proactiva.
El foco esencial de la administración puede resumirse en la matriz de administración del tiempo, con estos 4 cuadrantes:
- Cuadrante 1: Urgente e Importante: crisis, problemas apremiantes, proyectos cuyas fechas vencen,
- Cuadrante 2: No urgente e Importante: prevención, construir relaciones, reconocer nuevas oportunidades, planificación, recreación.
- Cuadrante 3: Urgente y No Importante: interrupciones, algunas llamadas, correo, algunos informes, algunas reuniones, cuestiones inmediatas, acuciantes, actividades populares.
- Cuadrante 4: No Urgente y No Importante: Trivialidades, ajetreo inútil, algunas cartas, algunas llamadas telefónica, pérdidas de tiempo, actividades agradables.
Si tenemos interiorizado el segundo hábito (empezar con un fin en mente), serán nuestros valores los que nos guíen. Se puede subordinar con integridad la agenda a los valores. Se puede adaptar, ser flexible.
En la autoadministración del tiempo nos centramos en cinco aspectos importantes:
- En principios: se crea el paradigma central que nos permite considerar el tiempo en el contexto de lo que es realmente importante y efectivo.
- Está dirigido por la conciencia moral: es la oportunidad de organizar la vida utilizando la mayor capacidad en armonía con los valores más profundos y a la vez con la libertad de subordinar sosegadamente los horarios a los valores superiores.
- Define nuestra misión singular, incluyendo valores y metas a largo plazo. Da dirección y propósito al modo en que transcurre cada día.
- Ayuda a equilibrar la vida identificando roles y estableciendo metas y programando las actividades de cada rol clave todas las semanas. Proporciona un contexto más amplio por medio de la organización semanal.
- Logramos lo que hacemos por medio de la delegación, tanto en el tiempo como en las personas. Si delegamos en el tiempo pensamos en eficiencia. Si lo hacemos en personas pensamos en efectividad. Transferir la responsabilidad a personas aptas nos permite dedicar nuestras energías a otras actividades importantes. La delegación es desarrollo, tanto para los individuos como para las organizaciones. Hay que tener en cuenta que delegar significar centrarse en los resultados y no en los métodos. Permite confiar en que las personas elegirán sus métodos y les hace responsables de los resultados. Al principio llevará más tiempo, pero es tiempo bien invertido.
Ese tiempo supone la transmisión clara en cinco áreas:
1.- Resultados deseados: lo que hay que lograr.
2.- Directrices: identificar los parámetros dentro de los cuales debe operar el individuo.
3.- Recursos: identificar qué recursos humanos, económicos, técnicos, etc. necesita la personas para alcanzar el objetivo.
4.– Rendición de cuentas: establecer las normas de rendimiento que se usarán en la evaluación de resultados.
5.- Consecuencias: especificar lo que sucederá como resultado de la evaluación.
A partir de ahí: confianza. La confianza es la forma más elevada de motivación humana. Saca a la luz lo mejor de la gente. Pero requiere de tiempo y paciencia y no excluye la necesidad de formar y desarrollar a las personas para que su competencia pueda elevarse al nivel de esa confianza.
Y tú, ¿sabes qué actividades sitúas en cada cuadrante? ¿en qué cuadrantes eliges dedicar más tiempo/esfuerzo? ¿cuál es tu nivel de confianza para delegar?
