Un aspecto fundamental de todo buen emprendedor es la gestión del tiempo disponible y saber cómo organizar las tareas, para conseguir los objetivos marcados. Hoy hablamos de cómo priorizar, planificar y organizar nuestro tiempo de trabajo para ser más eficientes como emprendedores.
Hemos reflexionado en los posts anteriores de “Coaching para emprendedores” sobre los hábitos de comportamiento de los emprendedores exitosos: tener una visión y un compromiso claros, dedicar tiempo a conocerse y aprender, mejorar la comunicación con uno mismo y con los demás y fomentar las relaciones positivas. Ahora analizaremos la importancia para los emprendedores de gestionarse de forma eficiente para ahorrar su recurso más valioso: el tiempo.
Cómo organizar y planificar nuestro tiempo como emprendedores
Se puede hacer una práctica con un sencillo ejercicio para tomar conciencia de qué actividades realizamos diariamente y cómo invertir el tiempo para ser emprendedores más eficientes.
Para ello, durante una semana, anotaremos por escrito, cada día, las tareas que hacemos y el tiempo invertido en ellas, clasificándolas en cada uno de los siguientes 4 cuadrantes:
CUADRANTE I: Importante y no urgente
Constituyen aquellas tareas importantes para mi misión, pero que no son urgentes para hacerlas hoy, aunque debo planificar su realización para que no pasen al cuadrante de “Importante y Urgente”, y no tenga suficiente tiempo de realizarlas. Son tareas proactivas: la preparación y planificación de acciones o proyectos, la reflexión sobre alternativas, innovaciones o nuevos productos y/o servicios, la anticipación a contingencias, la detección de oportunidades, la formación, el entrenamiento para delegar, la creación de relaciones o nuevos contactos, la prevención.
Cuestiones para pensar:
¿Cuánta prioridad tiene este cuadrante para mí actualmente?
¿Cuánto tiempo al día quiero invertir en este área?
¿Cuál es el mejor momento del día para dedicar el tiempo planificado para este cuadrante?
CUADRANTE II: Importante y urgente
Tareas relacionadas con mi misión y mis funciones principales, constituye mi trabajo fundamental y que inciden en los resultados de mi proyecto o por lo que se mide mi desempeño. También tareas que me piden sobre las que no tengo poder de decisión para posponer o delegar. Son las tareas críticas: crisis, problemas acuciantes, actividades de prioridad máxima, proyectos con fecha de vencimiento cercana, reuniones y preparaciones.
Cuestiones para pensar:
¿Cuánto tiempo dedico a este cuadrante actualmente?
¿Cuánto debería ser?
¿Qué debo cambiar para ajustar el tiempo a dedicarle de forma más adecuada?
CUADRANTE III: No importante y urgente
Son las tareas imprevistas que no puedo aplazar. Son las tareas reactivas: muchas interrupciones, algunas llamadas de teléfono, algunos informes, ciertos encargos que nos apartan de nuestras propias prioridades, reuniones imprevistas o no planificadas, alguna correspondencia.
Cuestiones para pensar:
¿Realmente lo tengo que hacer yo?
¿Lo tengo que hacer hoy?
¿Puedo delegarlo y/o aplazarlo?
¿Qué prioridad elijo darle?
CUADRANTE IV: No importante y no urgente
Éstos son los llamados “ladrones de tiempo”. Son las tareas banales: trivialidades, ajetreo, correspondencia publicitaria, algunas llamadas telefónicas, acciones que representan pérdida de tiempo, navegar por internet o revisar el móvil, chismorreo.
Cuestiones para pensar:
¿Quiero hacer esta tarea? Si decido que quiero hacerla, ¿cuándo es el mejor momento?
¿Qué pasaría si no lo hiciera?
¿Cómo puedo limitar el tiempo empleado en este cuadrante?
Prueba a organizar tu tiempo como emprendedor con este sencillo ejercicio. Verás como las tareas se planifican mejor, y tu tiempo como emprendedor es más productivo. Después, me gustaría conocer tu experiencia y aportaciones. ¿Cómo decides distribuir y organizar tu tiempo a partir de ahora?
